Privacy

Privacy verklaring Chiro Houtvenne  (versie 20/05/2018)

1. Inleiding

Chiro Houtvenne hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Houtvenne houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679), ingegaan 25 mei 2018. 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als chirogroep die onderdeel vormt van een overkoepelende organisatie zijnde Chirojeugd Vlaanderen VZW  zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in het algemeen, vragen hierover heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Chiro Houtvenne
Schoolstraat 17
2235 Houtvenne
info@chirohoutvenne.be

2. Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten & leveranciers.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Chiro Houtvenne verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• Ledenadministratie (wettelijke verplichting) en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chiro Houtvenne
• Om onze (minderjarige) leden te kunnen begeleiden op de activiteiten van Chiro Houtvenne
• Verzorgen van opleidingen 
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
• Occasionele e-mails met een aanbod voor voorstellingen 
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, leeftijd
• Gegevens betreffende lichamelijke gezondheid (medische fiches)
• Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
• Opleiding en vorming 
• Aanwezigheid op activiteiten
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

4. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
• Ledenregistratie bij de overkoepelende organisatie, zijnde Chirojeugd Vlaanderen VZW

5. Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen : 
• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf, de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel, …), zijnde Chirojeugd Vlaanderen VZW
• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht is. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese unie.

6. Bewaartermijn

Chiro Houtvenne bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Chiro Houtvenne hanteert de volgende bewaartermijnen voor persoonsgegevens: 
• Administratieve identificatiegegevens & gegevens betreffende lichamelijke gezondheid – tot 1 jaar na stopzetting lidmaatschap.
• Beeldmateriaal (foto’s van activiteiten) – voor altijd in een archief
• Financiële identificatiegegevens – 7 jaar (wettelijke verplichting)

7. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen
• Alle personen die namens Chiro Houtvenne van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Onze geëngageerde leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid.
• Aan deze leden wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. 
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

8. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. 
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. 
Wij kunnen vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 
Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

9. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. 
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Commission@privacycommission.be 

10. Wijzigingen aan onze privacyverklaring 

Chiro Houtvenne kan deze privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zal u steeds via mail, of schriftelijk indien u geen e-mailadres aan ons heeft verschaft, op de hoogte worden gebracht.