Beknopte privacyverklaring Chiro Houtvenne

Uw persoonsgegevens en die van uw kind worden verwerkt door Chiro Houtvenne, Schoolstraat 17, 2235 Houtvenne, info@chirohoutvenne.be. Dat gebeurt in het kader van ons ledenbeheer, voor de organisatie van activiteiten, en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. Meer info vindt u op https://www.chirohoutvenne.be/info/privacy .

Lid worden van Chiro Houtvenne betekent automatisch ook lid worden van Chirojeugd Vlaanderen. In het kader van ledenbeheer en verzekering geven wij identificatie- en contactgegevens door aan Chirojeugd-Vlaanderen vzw, Kipdorp 30, 2000 Antwerpen, info@chiro.be. Meer info vindt u op https://chiro.be/privacyverklaring-chirojeugd-vlaanderen .

Wilt u uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen, dan kunt u contact opnemen met Chiro Houtvenne van met Chirojeugd Vlaanderen via de contactgegevens. Uw inzagerecht kan ook via chiro.be/aanvraag-inzagerecht. Chiro Houtvenne houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679), ingegaan 25 mei 2018. 

Algemene privacyverklaring Chiro Houtvenne

Versie 2.0, laatst gewijzigd op 10/03/2021

Chiro Houtvenne hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.

In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy. Chiro Houtvenne houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dat brengt mee dat wij:

• de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.
• de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.
• uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden van hun ouders.
• technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te wetgeving.
• geen doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies).
• op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat wij u daarop willen wijzen en dat wij respecteren.

Als Chiro Houtvenne zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Chiro Houtvenne houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679), ingegaan 25 mei 2018. 

Daarnaast treden wij op als verwerkers voor Chirojeugd Vlaanderen. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die aan ons gevraagd worden

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.

 

Chiro Houtvenne verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en / of voogden voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
• Contactgegevens: adres (sen), telefoonnummer (s), mailadres (sen)
• Persoonlijke kenmerken: geslacht / geslacht, geboortedatum, dieetvereisten
• Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
• Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen
• Foto's: om te informeren over onze activiteiten en voor doeleinden

Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en / of als wettelijke vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.

Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u ons bezorgt, kunnen wij aan partijen verstrekken verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het opslaan van gegevens die we nodig hebben voor onze werking: Google Drive.
• het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen: one.com.
• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie / koepel zelf, de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie / koepel,…), genetisch Chirojeugd Vlaanderen VZW.

Daarnaast kan een lokale overheid gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en / of veiligheidsreglement. 

Wij laten nooit persoonsgegevens door derden als we geen verwerkersovereenkomst met hen afgesloten hebben. Met die partijen maken wij uiteraard de afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.

Bewaartermijn

Chiro Houtvenne bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met de vereiste naam van de termijn die noodzakelijk is om de wettelijke vereisten te voldoen (oa op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen echter per doel verschillen.

Chiro Houtvenne in de volgende bewaartermijnen voor persoonsgegevens: 

• Administratieve identificatiegegevens & gegevens betreffende gezondheid - tot 1 jaar na stopzetting lidmaatschap.
• Beeldmateriaal (foto's van activiteiten) - voor altijd in een archief
• Financiële identificatiegegevens - 7 jaar (wettelijke verplichting)

Beveiliging van de gegevens

We hebben maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratie Portaal ter beschikking. Toegang tot dit portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo'n login draagt ​​er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.
• Iedereen die namens Chiro Houtvenne aan de ledenadministratie kan, houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg. 
• Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische steekkaarten, houden we bij in een aparte kaart waar enkel de bevoegde leiding toe toe heeft.
• Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo'n manier dat alleen bevoegde personen of toegang toe kunnen krijgen.
• Bij nieuwe projecten die mogelijk een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens.

Mocht zich toch een incident voordoen waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk geïnformeerd in de door de wet verstrekte omstandigheden.

Uw rechten op het vlak van uw persoonsgegevens

U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u of uw soort hebben ontvangen. Bovenaan in deze privacyverklaring staat hoe u contact kunt opnemen. Correcties van verwijderingen die wij uitvoeren, automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons van met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen.

U hebt altijd het recht om een ​​klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Commission@privacycommission.be 

Wijziging privacyverklaring

Chiro Houtvenne kan deze privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zal u steeds via mail, of schriftelijk indien u geen e-mailadres aan ons heeft, op de hoogte worden gebracht.